Elektronisk fakturabehandling styrker

medansvaret hos de ansatte




Ansatte i de administrative afdelinger i mellemstore og større virksomheder kan let føle sig overset i den daglige papirhåndtering. Eksempelvis når fakturaer modtages og skal sendes på rundtur til godkendelse hos en række mellemledere i de forskellige afdelinger i virksomheden. Den forholdsvis simple procedure kan let blive negligeret, simpelthen fordi den er for simpel. Det resulterer som oftest i bortkomne og for sent betalte fakturaer med rykker-regninger og ineffektivitet i bogholderiet til følge.

Det er her den elektroniske fakturabehandling viser sig fra sin stærkeste side. Ingen procedure er for simpel eller kedelig for en computer. Og negligeres godkendelsesproceduren hos en af godkenderne, bliver dennes overordnede automatisk underrettet. Konsekvensen er større medansvar hos den enkelte ansatte. Bliver opgaven ikke fuldført, bliver der gjort opmærksom på det. Medarbejderen vil ikke føle det som en overvågning, men som en bekræftelse på at dennes arbejdsopgaver er relevante, og nytter noget i det store billede.

Producenten af bl.a. Dankortet og Sygesikringskortet, Oberthur Technologies, kender alt til skiftet fra papir til elektronisk fakturabehandling. Ifølge dem var effekten klar:

"Vi signalerer, at det (fakturabehandlingen, red.) er vigtigt for os, og vi oplever, at det giver et større medansvar blandt medarbejderne for økonomien i afdelingerne og virksomheden som helhed," siger Ann-Maria Levring Jessen, der har været med til at opbygge Shared Financial Center i Oberthur i Norden.

Rederiet DFDS, et internationalt selskab med hovedsæde i Danmark, har også tydeligt mærket medarbejdernes øgede entusiasme ved elektronisk fakturabehandling:

"Vores medarbejdere har langt mindre rutinepræget arbejde i dag og derfor tid til at udvikle nye kompetencer, både i det daglige og også udadtil. Det synes de er meget jobberigende", fortæller Lene Kümpel, manager for regnskabsafdelingen i DFDS.

Elektronisk fakturabehandling kan altså være med til at øge medarbejdernes engagement, simpelthen ved at fjerne nogle af de mest trivielle procedurer fra arbejdsdagen. Det kan hurtigt vise sig som en besparelse på bundlinjen, idet effektiviserede arbejdsgange mindsker tab, og glade engagerede medarbejdere arbejder bedre og mere produktivt.